Kostenlose Warenwirtschaft: Warum sie kaum jemand nutzt

Es gibt Warenwirtschaftssysteme, für die du keine Lizenzgebühr bezahlst. Das sind kostenlose Basisversionen kommerzieller Anbieter, Open-Source-Software und Freeware. Trotzdem läuft die Warenwirtschaft in vielen kleinen Shops über eine Excel-Tabelle. Oder es gibt gar keine, und alles liegt im Shop.

Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi) ist die Software, in der Artikel, Bestände, Aufträge, Lieferanten und Rechnungen zusammenlaufen. Ohne WaWi erledigst du diese Arbeit trotzdem, nur eben von Hand.

Dass kostenlose WaWis so selten genutzt werden, hat wenig mit dem Preis zu tun und viel mit Wissen. Wer einen Shop startet, sieht die Abläufe hinter einer Bestellung oft noch nicht. Hier liest du, was „kostenlos“ bei Warenwirtschaft tatsächlich bedeutet und warum beim Start so selten eine WaWi mitgedacht wird. Mit dem Rechner weiter unten kannst du Schritt für Schritt nachrechnen, wie viel Zeit jede Bestellung in deinem Shop kostet.

Was „kostenlos“ bei Warenwirtschaft bedeutet

„Kostenlos“ ist bei Warenwirtschaftssystemen ein Begriff aus der Lizenz. Er sagt, dass du für die Software selbst nichts bezahlst. Über Einrichtung, Betrieb und Support sagt er nichts. Grob lassen sich drei Modelle unterscheiden.

Freemium: kostenlos in der Basisversion

Beim Freemium-Modell ist eine Basisversion dauerhaft kostenlos, erweiterte Funktionen kosten Geld. Im Onlinehandel ist JTL-Wawi das bekannteste Beispiel. In der Edition JTL Start kostet die Warenwirtschaft 0 € im Monat.¹ Die Zahl der Nutzer:innen ist dort nicht begrenzt.²

Wo die Grenze zwischen kostenlos und kostenpflichtig verläuft, legt jeder Anbieter anders fest. Mal sind es zusätzliche Funktionen, mal Auftragskontingente, mal die Zahl der Module. Bei Odoo zum Beispiel ist genau eine App kostenlos, ab der nächsten eigenständigen App zahlst du pro Nutzer:in und Monat.³ Schau dir deshalb immer an, was in der Gratisversion fehlt, und nicht nur, was drin ist.

Open Source: Die Lizenz ist frei, die Arbeit nicht

Bei Open Source ist der Quellcode offen. Du darfst die Software kostenlos nutzen und an deine Abläufe anpassen. Es gibt mehrere ausgereifte Open-Source-Systeme mit Warenwirtschaftsfunktionen, darunter webbasierte Lösungen und auch deutschsprachige Projekte für kleine Betriebe.⁴

Der Aufwand liegt im Betrieb. Installation, Hosting, Updates, Datensicherung und Anpassungen übernimmst du selbst oder ein Dienstleister, den du bezahlst. Bei kleineren Projekten kommt ein Risiko dazu, das in der IT „Bus-Factor“ heißt. Gemeint ist die Gefahr, dass ein Projekt an zu wenigen Entwickler:innen hängt und stillsteht, wenn sie aussteigen.⁴

Freeware und Free-Editionen: kostenlos, solange der Anbieter mitspielt

Freeware und kostenlose Editionen kommerzieller Hersteller darfst du gratis nutzen, der Quellcode bleibt aber beim Anbieter. Du hängst damit an dessen Geschäftsentscheidungen. Wie das ausgehen kann, zeigt VARIO for Free. VARIO hat seine kostenlose Edition über Jahre angeboten und inzwischen eingestellt. Der Hersteller begründet das selbst damit, dass sich ein dauerhaft kostenloses Modell bei laufenden Kosten für Hosting, Sicherheit, Weiterentwicklung und Support kaum tragen lässt.⁵

Eine der Top-Listen zu kostenlosen Warenwirtschaftssystemen führt VARIO 8 trotzdem weiterhin als kostenlose Vollversion.⁶ Die Erklärung des Herstellers, warum es diese Version nicht mehr gibt, steht in denselben Suchergebnissen ein paar Plätze weiter oben. Fairerweise stammt die Liste ursprünglich aus dem Jahr 2023. Sie zeigt vor allem, wie schnell Übersichten zu kostenlosen Tools veralten.

Das häufigere Muster: Excel oder gar keine WaWi

Ein Teil der Händler:innen arbeitet durchaus mit einer kostenlosen WaWi, etwa wer einen JTL-Shop betreibt oder bei eBay und Amazon verkauft. Viel häufiger ist aus meiner Sicht aber ein anderes Bild. Die Warenwirtschaft ist eine Excel-Tabelle. Das betrifft viele Betriebe, und die Dunkelziffer dürfte hoch sein.

Oder der Shop wird gerade aufgebaut, und eine WaWi ist schlicht nicht eingeplant. Dann liegt alles im Shop: Artikel, Bestände, Kundendaten und Bestellungen. Der Shop ist aber fürs Verkaufen gebaut. Einkauf bei Lieferanten, Nachbestellungen oder der Export an die Buchhaltung sind dort meist nicht vorgesehen oder nur über Zusatzmodule lösbar.

Umfragen zeichnen ein freundlicheres Bild. Im ERP-Barometer 2024, beauftragt vom ERP-Anbieter Forterro, gaben 74 Prozent von 200 befragten kleinen und mittleren Unternehmen an, eine ERP-Lösung oder eine betriebswirtschaftliche Software einzusetzen.⁷ Die Stichprobe ist klein, und „betriebswirtschaftliche Software“ kann auch ein reines Buchhaltungsprogramm meinen. Außerdem reichen „mittlere Unternehmen“ in dieser Studie bis 999 Mitarbeitende. Mit dem kleinen Shop, den eine Bürokraft nebenher betreut, hat das wenig zu tun.

Excel funktioniert, solange es einen Verkaufsweg gibt und eine Person, die alles im Kopf hat. Kommt ein zweiter Weg dazu, etwa ein Ladengeschäft oder ein Marktplatz, muss jemand die Bestände abgleichen, damit ein Artikel nicht zweimal verkauft wird. Excel gleicht nichts ab. Dafür gibt es eine Person, die abends die Bestände abtippt.

Warum beim Start keine Warenwirtschaft mitgedacht wird

Am Preis liegt es selten. Es liegt an einer Annahme, die kaum jemand prüft, nämlich dass Excel reicht. Dahinter steckt fehlendes Wissen über die eigenen Abläufe, und zwar bei allen Beteiligten.

Wer entscheidet, sieht die Abläufe nicht

Hinter einer einzigen Bestellung stecken viele Arbeitsschritte. Bestellung übernehmen, Bestand prüfen und abbuchen, Rechnung schreiben, Versandetikett erstellen, Versandbestätigung schicken, Zahlung zuordnen, bei Bedarf nachbestellen, später vielleicht eine Retoure verbuchen. Wer über die Software entscheidet, sieht davon oft nur den Bestelleingang.

Entsprechend unsichtbar bleibt das Automatisierungspotenzial. Eine WaWi kann viele dieser Schritte selbst erledigen oder anstoßen. In Excel muss jeder davon von Hand passieren.

Wer damit arbeitet, macht es zum ersten Mal

Die Mitarbeitenden, die den Shop später betreuen, haben häufig selbst noch nie einen betreut. Oft übernimmt eine Bürokraft den Shop zusätzlich zu ihren anderen Aufgaben. Ihr fehlt die Erfahrung, was eine WaWi leisten könnte, und woher sollte sie die auch haben. Also nimmt man erstmal Excel, statt es gleich richtig zu machen.

Die Agentur baut, was bestellt wurde

Die Agentur, die den Shop aufsetzt, könnte diese Lücke schließen. Ich sehe sie da auch in der Pflicht. Oft hat sie das Thema aber gar nicht auf dem Schirm. Der Kunde will einen Shop, also bekommt er einen Shop. Warum etwas anbieten, das niemand nachgefragt hat?

Auch in Agenturen sitzen Menschen, die denken, Excel reicht. Das ist kein böser Wille. Für dich heißt es trotzdem, dass du das Thema selbst auf den Tisch legen musst, wenn du es im Projekt haben willst.

Was „kostenlos“ dich trotzdem kostet

Auch eine WaWi mit Lizenzpreis 0 € gibt es nicht umsonst. Die übrigen Posten lassen sich ziemlich konkret benennen:

• Einrichtung: Artikel, Kund:innen, Lieferanten, Steuersätze, Nummernkreise und Druckvorlagen müssen ins System. Viele Anbieter haben dafür Import-Werkzeuge, bei JTL gibt es zusätzlich einen Einrichtungsservice.¹
• Betrieb: Am Anfang kannst du die Software durchaus selbst betreiben. JTL-Wawi lässt sich samt Datenbank kostenlos auf einem Windows-Rechner installieren.¹ Open-Source-Systeme laufen auf einem eigenen Server. Dann bist du aber selbst für Updates und Backups zuständig.⁴ Hosting beim Anbieter oder einem Dienstleister brauchst du meist erst, wenn mehrere Leute von verschiedenen Orten aus arbeiten.
• Zusätzliche Kanäle: Manche Gratistarife berechnen Aufträge aus fremden Shopsystemen oder von Marktplätzen extra, bei JTL Start zum Beispiel über Auftragspakete.²
• Support: In kostenlosen Tarifen gibt es in der Regel keine Hotline. Bei JTL Start gilt das Supportlevel „Community“, also Forum und Dokumentation.² Bei Open Source kommt Hilfe ebenfalls meist aus Foren.⁴
• Schulung: Zeit, bis das Team sicher mit dem System arbeitet.
• Späterer Wechsel: Je länger du mit einer Notlösung arbeitest, desto mehr Daten musst du später übernehmen. Auch Hersteller sagen, dass ein früher Umstieg den Migrationsaufwand senkt.⁵

Das klingt nach viel. Fairerweise fällt das meiste davon bei jedem System an, auch bei einem kostenpflichtigen. Einrichten und schulen musst du immer. Und die Excel-Tabelle kostet ebenfalls Geld, nur taucht die Arbeitszeit dafür auf keiner Rechnung auf.

Was du „mal eben“ bei jeder Bestellung machst

Die Frage nach den Kosten ist nur die halbe Rechnung. Die andere Hälfte ist die Zeit, die ohne WaWi in jeder einzelnen Bestellung steckt. Das Tückische daran sind die vielen kleinen Handgriffe. Excel öffnen, Bestellung eintragen, Bestand umbuchen, Rechnung schreiben, Adresse ins Versandportal kopieren, Sendungsnummer verschicken. Jeder davon dauert mal eine Minute, mal zwei, mal zehn.

Diese Minuten sieht niemand, und deshalb wirkt es nicht nach viel. Pro Bestellung läppert es sich aber, und über Monat und Jahr wird daraus richtig Arbeitszeit. In den ersten Monaten, solange der Shop noch anläuft, fällt das kaum auf. Nach einem halben oder ganzen Jahr sieht das anders aus.

Für den Wert einer Arbeitsstunde rechne ich mit Arbeitskosten, nicht mit dem Bruttolohn. Arbeitskosten enthalten die Lohnnebenkosten, also unter anderem die Sozialbeiträge der Arbeitgeber.⁸ Im Jahr 2025 kostete eine geleistete Arbeitsstunde in Deutschland laut Statistischem Bundesamt im Schnitt 45 €.⁸ Das ist ein Durchschnitt über viele Branchen. Im Rechner trägst du stattdessen den Bruttolohn der Person ein, die deinen Shop betreut.

Rechenbeispiel für B2C und B2B

Für dieses Beispiel habe ich die Handgriffe aufgeschlüsselt, die eine WaWi theoretisch automatisch übernehmen könnte. Die ganze Liste findest du im Rechner. Packen und Versenden selbst sind nicht dabei, das bleibt Handarbeit. Eingerechnet ist dagegen, was im Alltag dazugehört: Programme öffnen, einloggen, Daten suchen, kopieren und kontrollieren. Im B2C-Shop kommen so 35 Minuten pro Bestellung zusammen. Im B2B-Geschäft mit Angeboten, Kundenpreisen, E-Rechnungen und offenen Posten sind es 58,5 Minuten. Gerechnet ist mit 45 € pro Stunde. Die Minuten sind Schätzungen, keine Messwerte, und eher knapp angesetzt.

Bestellungen pro Monat	B2C: Stunden pro Monat	B2C: Arbeitskosten pro Jahr	B2B: Stunden pro Monat	B2B: Arbeitskosten pro Jahr
50	29,2 h	15.750 €	48,8 h	26.325 €
100	58,3 h	31.500 €	97,5 h	52.650 €
200	116,7 h	63.000 €	195 h	105.300 €

Bei 100 Bestellungen im B2C-Shop sind das 700 Stunden im Jahr, also rund 88 Arbeitstage oder etwa ein Drittel einer Vollzeitstelle. Fairerweise drückt eine WaWi nicht jede dieser Minuten auf null, auch mit System prüfst du hin und wieder etwas nach. Und manches erledigt man ohnehin gebündelt, etwa die Zahlungseingänge einmal am Tag. Selbst wenn eine WaWi nur die Hälfte übernimmt, bleiben im Beispiel 44 Arbeitstage im Jahr. Gesparte Zeit ist allerdings nur dann gespartes Geld, wenn sie woanders hinfließt, zum Beispiel in Sortiment, Kundenservice oder Marketing, oder wenn du dadurch keine zusätzliche Stelle brauchst.

Rechner: Wie viel Zeit kostet dich eine Bestellung?

Im Rechner stehen die Handgriffe, die bei einer Bestellung ohne WaWi typischerweise anfallen und die eine WaWi ganz oder teilweise übernehmen könnte. Trag bei jedem Schritt ein, wie viele Minuten er bei dir dauert. Am besten stoppst du ein paar Tage lang mit. Die vorausgefüllten Minuten sind Beispielwerte. Fällt ein Schritt bei dir nicht an, trag 0 ein.

Für die Arbeitskosten trägst du den Bruttolohn der Person ein, die den Shop betreut. Der Rechner schlägt die Lohnnebenkosten des Arbeitgebers auf, im Durchschnitt 2025 rund 21,6 % des Bruttolohns.⁹ Urlaub und Krankheitstage zieht er nicht ab, das Ergebnis ist also eher vorsichtig.

Der Rechner wird geladen. Falls er nicht erscheint, ist in deinem Browser JavaScript deaktiviert.

GoBD und E-Rechnung: Pflichten, die bei der Auswahl mitzählen

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Damit regelt die Finanzverwaltung, wie du digitale Belege und Aufzeichnungen führen und aufbewahren musst. Ob ein kostenloses System GoBD-konform läuft, hängt oft an der Konfiguration, und die Verantwortung dafür bleibt bei dir.⁴

Dazu kommt die E-Rechnung. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, das Software automatisch auslesen kann. Ein einfaches PDF per E-Mail zählt nicht dazu.¹⁰ Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.¹⁰

Ausstellen musst du E-Rechnungen bei Geschäften mit anderen Unternehmen ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag. Ab 2028 gilt die Pflicht unabhängig vom Umsatz.¹⁰ Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkund:innen, Kleinbeträge bis 250 € brutto und Leistungen von Kleinunternehmer:innen.¹⁰

Für einen reinen B2C-Shop heißt das, dass du vorerst keine E-Rechnungen schreiben musst. Sobald du an Firmenkund:innen verkaufst, sollte deine WaWi E-Rechnungen erzeugen können. Prüf das vor der Entscheidung, bei kostenlosen und bei bezahlten Systemen.

Warum ich die Warenwirtschaft von Anfang an einplanen würde

Viele Ratgeber nennen Schwellen, ab denen sich eine richtige WaWi lohnt. VARIO etwa hält eine kostenlose Lösung für passend, solange weniger als 50 Bestellungen im Monat anfallen.⁵ Ich halte solche Schwellen für wenig hilfreich. Was ist ein kleiner Shop, was sind wenige Bestellungen? Die einzige echte Ausnahme ist ein einzelnes Produkt, das du einmal im Monat verkaufst. Dann darfst du gern bei Excel bleiben.

Niemand eröffnet einen Shop, um den Ist-Stand zu halten. Du startest mit einem Sortiment und entwickelst dich weiter. Also planst du für das nächste Jahr mit, statt nur für heute.

Für mich gehört die WaWi deshalb zum Scope, auch beim schlanken Start. Warum ein bewusst kleiner erster Shop mit anschließender Weiterentwicklung meist mehr bringt als der große Komplettentwurf, habe ich im Artikel über MVP oder Komplettlösung beim Shop-Relaunch beschrieben. Die Warenwirtschaft ist in diesem Bild kein Ausbaumodul für später. Sie gehört zum Fundament, genau wie SEO.

Wer sie auf „machen wir hinterher“ schiebt, macht sie in den meisten Fällen gar nicht. Der Grund ist selten Bequemlichkeit. Meistens weiß schlicht niemand, dass etwas fehlt. Wenn du die Gesamtkosten deines Shops durchspielen willst, trag die WaWi im Kostenrechner für MVP und fertigen Shop bei den laufenden Kosten mit ein.

Die Leute, die damit arbeiten, entscheiden mit

Welche WaWi es wird, sollten die Mitarbeitenden mitentscheiden, die täglich damit arbeiten. Fehlt ihnen dafür das Wissen, bringst du es ihnen bei. Schulen musst du sie ohnehin, spätestens wenn das System läuft. Dann kannst du es genauso gut vorher tun und sie die Auswahl mittreffen lassen.

Plane Zeit und Budget für diese Weiterbildung von Anfang an mit ein. Sie zahlt sich bei der Einrichtung aus, weil dein Team dann weiß, welche Abläufe es im System abbilden will.

Checkliste: So findest du die passende WaWi

• Schreib alle Schritte auf, die zwischen Bestellung und Zahlungseingang passieren, und markiere, welche heute von Hand laufen.
• Miss für ein paar Tage, wie viele Minuten diese Schritte wirklich dauern, und trag die Werte in den Rechner ein.
• Notiere, wie dein Shop in einem Jahr aussehen soll: Sortiment, Verkaufswege, Privat- oder Firmenkundschaft.
• Prüf bei jeder Lösung, was im kostenlosen Tarif fehlt und was zusätzliche Funktionen, Module oder Aufträge kosten.
• Klär, wo das System läuft (eigener Rechner, eigener Server oder Cloud) und wer sich um Updates und Backups kümmert.
• Frag nach, ob die WaWi E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann, falls du an Firmen verkaufst.
• Lass deine Steuerberatung einen Blick auf das Thema GoBD werfen.
• Beziehe die Mitarbeitenden ein, die später damit arbeiten, und plane ihre Schulung ein.
• Sprich deine Shop-Agentur ausdrücklich auf die WaWi an, auch wenn sie das Thema nicht von selbst aufbringt.
• Prüf, wie du deine Daten wieder herausbekommst, falls du später das System wechselst.

Häufige Fragen

Ist JTL-Wawi wirklich kostenlos?

Die Edition JTL Start ist dauerhaft kostenlos. Der mitgelieferte Basis-Shop ist allerdings auf 500 Artikel begrenzt, und für Aufträge über Shopify, Shopware 6, Amazon oder eBay brauchst du Auftragspakete.² Wer mehr Automatisierung oder erweiterte Finanzfunktionen braucht, landet bei JTL Advanced. Das kostet ab 99 € im Monat bei Jahresvertrag.²

Gibt es gute Open-Source-Warenwirtschaftssysteme?

Ja. Zu den bekanntesten gehören Odoo Community, ERPNext, Dolibarr und Kivitendo.⁴ Sie passen vor allem dann, wenn intern oder bei einem Dienstleister jemand Installation, Updates und Anpassungen übernimmt. Achte bei der Auswahl darauf, wie aktiv ein Projekt weiterentwickelt wird.

Ist eine kostenlose Warenwirtschaft DSGVO-konform?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Es hängt davon ab, wo die Daten gespeichert werden und wie der Anbieter mit ihnen umgeht, und das ist nicht immer transparent.⁵ Bei einer Cloud-Lösung prüfst du den Serverstandort und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Betreibst du die Software selbst, liegt die Verantwortung komplett bei dir.

Fazit

Kostenlose Warenwirtschaftssysteme gibt es, und einige davon sind gut. Dass sie in kleinen Shops selten laufen, liegt kaum am Preis. Beim Start sieht niemand die Abläufe hinter einer Bestellung, weder die Geschäftsführung noch das Team noch die Agentur. Dann wird es Excel, und dabei bleibt es. Die Minuten, die das bei jeder Bestellung kostet, bemerkt erst einmal niemand.

Setz dich als Nächstes mit den Leuten zusammen, die deinen Shop betreuen, und geht die Liste im Rechner gemeinsam durch. Stoppt eine Woche lang, wie lange die einzelnen Schritte wirklich dauern, und tragt die Zeiten ein. Mit diesem Ergebnis kannst du kostenlose und bezahlte Lösungen ehrlich vergleichen. Und wenn du gerade einen Shop planst, gehört die Liste ins Briefing an deine Agentur.

Wie läuft die Warenwirtschaft in deinem Shop, mit WaWi, mit Excel oder ganz im Shop? Erzähl es mir gern auf LinkedIn.

Quellen

1. JTL-Software GmbH, „Warenwirtschaftssystem Software“, 2026: jtl-software.com/de/warenwirtschaftssystem-software ↩
2. JTL-Software GmbH, „Preise und Tarife“, 2026: jtl-software.com/de/preise-und-tarife ↩
3. Odoo, „Odoos Preisgestaltung“, 2026: odoo.com/de_DE/pricing ↩
4. CVS Ingenieurgesellschaft mbH (ALPHAPLAN), „Kostenlose Warenwirtschaft richtig auswählen“, 2025: alphaplan.de/ratgeber/kostenlose-warenwirtschaft ↩
5. VARIO Software-Entwicklungs AG, „Kostenloses Warenwirtschaftssystem: Clever sparen oder doppelt zahlen?“, 2026: vario-software.de/blog/kostenloses-warenwirtschaftssystem ↩
6. OMR Reviews, Nils Martens, „5 Warenwirtschaftssysteme, die kostenlos und dennoch leistungsstark sind“, 2023 (aktualisiert 2026): omr.com/de/reviews/contenthub/warenwirtschaftssysteme-kostenlos ↩
7. Computerwoche, Jürgen Hill, „ERP-Barometer 2024: ERP aus der Cloud bei KMUs noch kein Standard“, 2024: computerwoche.de, ERP-Barometer 2024 ↩
8. Der Tagesspiegel (Reuters), „45 Euro pro Stunde: Arbeitskosten in Deutschland deutlich über EU-Durchschnitt“, 2026, auf Basis der Mitteilung des Statistischen Bundesamts vom 29.04.2026: tagesspiegel.de, Arbeitskosten 2025 ↩
9. Sozialpolitik aktuell, „Nettolöhne, Bruttolöhne und Arbeitskosten 2000 bis 2025“, Stand Mai 2026, auf Basis der Volkswirtschaftlichen Gesamtrechnungen des Statistischen Bundesamts: sozialpolitik-aktuell.de, Abbildung II.10 (PDF) ↩
10. Bundesministerium der Finanzen, „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025“, Stand März 2026: bundesfinanzministerium.de, FAQ E-Rechnung ↩