In deinem Shop stecken Jahre an Arbeit: Artikeltexte, Preise, Varianten, Produktbilder, Kundendaten und Bestellungen. Wenn das morgen weg ist, ist der Shop zwar noch online, aber leer.

Irgendeine Form von Sicherung gibt es in den meisten Betrieben. Was genau gesichert wird, wie oft, wie lange die Sicherungen aufbewahrt werden und ob sie sich überhaupt zurückspielen lassen, hat dagegen oft noch niemand geprüft.

Hier liest du, was Datensicherung im Shop bedeutet, welche Daten dazugehören und welche Fragen du deinem Hoster oder Shop-Anbieter stellen solltest. Dazu kommen die 3-2-1-1-0-Regel, der Restore-Test und die Frage, wer sich im Betrieb darum kümmert.

Was bedeutet Datensicherung?

Eine Datensicherung, auch Backup genannt, ist eine Kopie deiner Daten, die getrennt vom Original liegt und mit der du einen früheren Stand wiederherstellen kannst. Das klingt selbstverständlich. Der wichtige Teil steckt allerdings im zweiten Halbsatz.

Einmal speichern reicht dafür nicht. Zur Sicherung wird eine Kopie erst, wenn sie regelmäßig neu entsteht, möglichst automatisch läuft, getrennt vom Shop aufbewahrt wird und jemand geprüft hat, dass sie sich zurückspielen lässt. Auch das BSI, das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, betont, dass das Speichermedium nur ein Teil der Sicherung ist. Du musst zusätzlich sicherstellen, dass du die Daten wieder einspielen kannst, und das funktioniert laut BSI nicht von allein.¹

Die Exportdatei, die seit dem Shop-Start im Download-Ordner liegt, ist deshalb keine Sicherung. Sie dokumentiert sehr zuverlässig, wie dein Shop am ersten Tag aussah.

Zur Sicherung gehört außerdem, dass du mehrere Stände aufbewahrst. Fällt ein Fehler erst nach zwei Wochen auf, nützt dir die Sicherung von gestern nichts, weil der Fehler darin schon enthalten ist.

Welche Daten musst du in deinem Shop sichern?

In die Sicherung gehört alles, was du nicht in einer halben Stunde neu anlegen könntest. Was das konkret ist, hängt davon ab, wo dein Shop läuft und welche Systeme dazugehören. Liegen deine Daten an mehreren Stellen, etwa im Shop, in einer Warenwirtschaft und in einer Excel-Liste, brauchst du für jede dieser Stellen eine Sicherung. Warum Excel als Warenwirtschaft eine schlechte Idee ist, habe ich im Artikel über kostenlose Warenwirtschaftssysteme beschrieben.

Stammdaten und Bewegungsdaten

Stammdaten sind die Grunddaten, die sich selten ändern und auf die viele Vorgänge zugreifen. Im Shop sind das vor allem Artikel mit Artikelnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Preisen, Varianten und Gewichten, außerdem Kund:innen, Lieferanten und Steuersätze. Ändert sich ein Stammdatensatz, wirkt sich das auf jede künftige Bestellung aus.

Bewegungsdaten entstehen laufend im Geschäft, also Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen, Retouren und Bestandsbuchungen. Sie wachsen jeden Tag. Viele davon kannst du nicht neu erzeugen, weil sie einen Vorgang dokumentieren, der schon passiert ist.

Für einen Teil der Bewegungsdaten gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Buchungsbelege wie Rechnungen musst du seit 2025 grundsätzlich acht Jahre aufbewahren, vorher waren es zehn.² Für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren.³ Ob deine Sicherung diese Pflichten mit abdeckt oder ob du dafür ein eigenes Archiv brauchst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.

Was außer Artikeln und Kund:innen dazugehört

Ein Shop besteht aus mehr als Datensätzen. Diese Teile werden beim Sichern leicht vergessen:

Produktbilder, Videos und Dateien zum Download
Theme oder Template mit allen Anpassungen
Kategorietexte, Inhaltsseiten und Blogartikel
Einstellungen für Versand, Steuern, Zahlungsarten und Checkout
Rabattcodes und ausgegebene Gutscheine
Erweiterungen, Apps oder Plugins samt ihrer Konfiguration
die Datenbank deiner Warenwirtschaft, falls du eine nutzt

Wie viel Handarbeit in diesen Teilen steckt, zeigt die Hilfe von Shopify. Wer einen Shop dort per CSV-Export dupliziert, muss Einstellungen wie Steuern, Versand, Checkout und Zahlungen von Hand neu einrichten. Rabattcodes und bereits ausgegebene Geschenkkarten lassen sich gar nicht übertragen.⁴

In deinen Sicherungen stecken außerdem personenbezogene Daten wie Namen, Adressen und Bestellhistorien. Eine Sicherung braucht deshalb denselben Schutz wie der Shop selbst, also eine verschlüsselte Ablage und Zugriff nur für die Personen, die ihn tatsächlich brauchen.

Verlass dich nicht auf Hoster und Shop-Anbieter

„Das macht doch der Hoster“ ist eine bequeme Antwort, und genau deshalb eine gefährliche. Irgendetwas sichert der Anbieter in aller Regel tatsächlich. Ob das im Ernstfall reicht, weißt du erst, wenn du geklärt hast, was genau gesichert wird, wie oft, wie lange und ob du selbst darauf zugreifen kannst. Bis dahin ist die Datensicherung deines Shops eine Annahme.

Shopify und andere Mietshops

Bei Mietshops, auch SaaS-Shops genannt (Software as a Service), betreibt der Anbieter die komplette Technik, und du zahlst eine monatliche Gebühr. Shopify ist das bekannteste Beispiel. Um Server, Updates und Ausfallsicherheit musst du dich dort nicht kümmern.

Um die Sicherung deiner eigenen Shopdaten dagegen schon. Shopify nennt in seiner Hilfe zwei Wege: Du exportierst CSV-Dateien für Produkte, Kund:innen, Bestellungen, Geschenkkarten- und Rabattcodes sowie Finanzdaten und lädst dein Theme herunter, oder du nutzt eine Backup-App aus dem App Store.⁴ Eine Funktion, mit der du deinen Shop selbst auf einen früheren Stand zurücksetzt, beschreibt Shopify dort nicht.

Der Backup-Anbieter Rewind erklärt das mit dem sogenannten Shared Responsibility Model, also geteilter Verantwortung. Shopify sichert demnach die Plattform für den Katastrophenfall, kann mit diesen Sicherungen aber keinen einzelnen Shop auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen. Für die Daten im eigenen Konto sind die Händler:innen selbst zuständig.⁵ Rewind verkauft genau dafür eine App und ist damit nicht neutral. Die Shopify-Hilfe verweist für vollständige Sicherungen allerdings ebenfalls auf Apps.

Ein CSV-Export ist besser als nichts, reicht aber nicht in jedem Fall. Bestellungen kannst du über die Shopify-Verwaltung nicht wieder importieren, nur über Apps oder die Programmierschnittstelle, und diesen Weg unterstützt Shopify nicht selbst.⁴ Produktbilder musst du für den Export eigens vorbereiten.⁴ Und wer nur ein einzelnes Produkt zurückholen will, muss es aus einer Datei mit dem gesamten Sortiment heraussuchen.⁵

Rewind beschreibt in seinem Blog den Fall eines Kunden, der per Massenimport Artikeldaten ändern wollte. Dabei löschte er Texte, Bilder und Preise von rund 1.600 Artikeln. Nach eigener Aussage dauerte das etwa 45 Sekunden, das Wiederherstellen dreieinhalb Wochen.⁵ Das Löschen ist eindeutig der effizientere Teil des Prozesses.

Eine Backup-App ist trotzdem kein Selbstläufer. Sie ist ein weiterer Anbieter, dem du dieselben Fragen stellst wie deinem Hoster.

Selbst gehostete Shops wie Shopware und WooCommerce

Bei Shopware, WooCommerce oder einem JTL-Shop auf eigenem Server läuft die Shopsoftware bei einem Hoster, den du oder deine Agentur ausgewählt habt. Viele Hostingpakete enthalten automatische Sicherungen. Wie umfassend die sind, steht im Leistungsverzeichnis oder in den Vertragsunterlagen, und genau dort solltest du nachlesen.

Ein selbst gehosteter Shop besteht aus zwei Teilen: der Datenbank mit Artikeln, Kund:innen und Bestellungen und den Dateien mit Bildern, Theme und Erweiterungen. Eine Sicherung muss beide enthalten, und zwar vom selben Zeitpunkt. Sonst passen nach dem Zurückspielen Bilder und Artikel nicht mehr zusammen.

Prüf auch, wo die Sicherungen liegen. Liegen sie auf demselben Server oder im selben Rechenzentrum wie der Shop, helfen sie bei einem Bedienfehler. Fällt der Server selbst aus oder wird er angegriffen, helfen sie dir wenig.

Diese Fragen stellst du deinem Anbieter

Die Fragen gelten für Hoster, Shop-Anbieter und Backup-Apps gleichermaßen. Lass dir die Antworten schriftlich geben.

Was genau wird gesichert: Datenbank, Dateien, Bilder, Einstellungen, Bestellungen?
Wie oft wird gesichert?
Wie lange wird jede Sicherung aufbewahrt, und wie viele ältere Stände gibt es?
Läuft die Sicherung automatisch, oder muss jemand sie anstoßen?
Wo liegen die Sicherungen, und liegen sie getrennt vom Shop?
Wer kann eine Sicherung zurückspielen, wie lange dauert das, und kostet es extra?
Kann ich einzelne Daten zurückholen, etwa einen Artikel, oder nur den ganzen Shop?
Bekomme ich eine Kopie, die ich selbst aufbewahren kann?
Was passiert mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Die Antworten gehören in den Vertrag mit dem Hoster. Wenn im eigenen Haus das Wissen fehlt, um die Fragen zu klären oder die Sicherung einzurichten, ist die Agentur, die deinen Shop aufgesetzt hat oder betreut, eine mögliche Ansprechpartnerin. Sie kennt das System und kann dir helfen, Sicherungen einzurichten, eine Testumgebung aufzusetzen und den ersten Restore-Test zu machen.

Wodurch verlieren Shops Daten?

Für Datenverlust braucht es kein dramatisches Ereignis. Ein falscher Klick reicht. Typische Ursachen im Shop sind:

Bedienfehler, etwa ein Massenimport mit vertauschten Spalten, eine Preisänderung für das falsche Sortiment oder ein gelöschter Artikel, der noch gebraucht wurde
Erweiterungen, Apps oder Schnittstellen, die Daten in den Shop schreiben und dabei etwas überschreiben
Updates von Shopsoftware oder Plugins, die schiefgehen
Ransomware, also Schadsoftware, die Daten verschlüsselt und sie nur gegen Lösegeld wieder freigeben soll. Sie kann den Büro-PC mit der Warenwirtschaft genauso treffen wie einen Server.
defekte Hardware, etwa die Festplatte im Büro-Rechner oder ein USB-Stick. Wie lange Speichermedien halten, lässt sich laut BSI nicht genau vorhersagen.¹
ein Anbieterwechsel oder eine Kündigung, bei der niemand rechtzeitig die Daten exportiert hat

Ein Ordner, der automatisch mit einem Cloud-Speicher abgeglichen wird, schützt gegen die meisten dieser Fälle übrigens nicht. Wird dort etwas gelöscht oder verschlüsselt, gleicht der Dienst diese Änderung in der Regel mit ab. Manche Dienste halten ältere Versionen vor, aber darauf solltest du dich nur verlassen, wenn du es geprüft hast.

Die 3-2-1-1-0-Regel für Onlineshops

Die 3-2-1-Regel gehört zu den ältesten Faustregeln der Datensicherung. Ihre erweiterte Form 3-2-1-1-0 ergänzt eine Offline-Kopie und die Prüfung der Backups.⁶ Ich halte die Regel auch für kleine Shops für angemessen. Sie klingt nach Rechenzentrum, lässt sich aber mit einfachen Mitteln umsetzen.

Regel	Bedeutung	Beispiel für einen kleinen Shop
3 Kopien	Neben dem Original gibt es mindestens zwei Sicherungen.	Live-Shop, Sicherung beim Hoster oder in der Backup-App, eigene Kopie
2 Speicherarten	Die Kopien liegen auf mindestens zwei unterschiedlichen Medien.	Server des Hosters und ein NAS im Büro (ein Netzwerkspeicher) oder Cloud-Speicher
1 außer Haus	Mindestens eine Kopie liegt außerhalb des Betriebs. Bei Cloud-Speicher nicht in derselben Cloud wie das Original.	Cloud-Speicher eines anderen Anbieters als dein Hoster
1 offline	Mindestens eine Kopie ist nicht mit dem Netzwerk verbunden und damit vor Ransomware geschützt.	externe Festplatte, die nach der Sicherung abgesteckt wird
0 Fehler	Die Backups werden regelmäßig geprüft, auch darauf, ob sie sich wiederherstellen lassen.	monatlicher Restore-Test

Bei einem Mietshop zählt der Shop selbst als Original. Die Plattformsicherung des Anbieters ist dagegen keine deiner Kopien, solange du sie nicht selbst zurückspielen kannst.

Die Offline-Kopie empfehle ich ausdrücklich. Sie ist der Teil, der bei einem Ransomware-Angriff übrig bleibt, wenn alles andere verschlüsselt ist. Bewahr die Festplatte räumlich getrennt auf, wie es auch das BSI empfiehlt, also nicht in der Schublade direkt neben dem Server.¹

Wie oft solltest du welche Daten sichern?

Wie oft du sicherst, hängt laut BSI davon ab, wie oft sich deine Daten ändern und welche du auf jeden Fall brauchst.¹ Für den Shop heißt das: Sichere so oft, wie du bereit bist, Arbeit zu wiederholen.

Bestellungen und Zahlungen ändern sich in einem aktiven Shop jeden Tag. Geht ein Tag verloren, fehlen dir Aufträge, die du nicht einfach neu anlegen kannst. Für Bewegungsdaten ist eine tägliche automatische Sicherung deshalb das Mindeste, bei vielen Bestellungen auch öfter.

Stammdaten ändern sich seltener, dafür oft in großen Schüben, etwa bei einer neuen Kollektion, einer Preisrunde oder einer Sortimentsbereinigung. Vor jeder solchen Massenänderung gehört eine zusätzliche Sicherung von Hand dazu. Dasselbe gilt vor Updates, vor dem Installieren neuer Erweiterungen und vor einem Relaunch.

Genauso wichtig ist, wie lange du ältere Stände aufbewahrst. Eine mögliche Staffelung sind tägliche Sicherungen für einige Wochen und dazu monatliche Stände über ein Jahr oder länger. So kommst du auch an Daten von vor einem Fehler, der lange niemandem aufgefallen ist.

Technisch unterscheidet das BSI drei Arten der Sicherung.¹ Bei der Vollsicherung wird jedes Mal alles gesichert, bei der inkrementellen Sicherung nur das, was sich seit der letzten Sicherung geändert hat. Die differenzielle Sicherung erfasst alles, was sich seit der letzten Vollsicherung geändert hat. Welche Art dein Anbieter nutzt, musst du nicht selbst entscheiden, du solltest aber wissen, wie lange das Zurückspielen damit dauert.

Restore-Test: So prüfst du, ob deine Sicherung funktioniert

Für mich ist eine Sicherung erst dann eine, wenn feststeht, dass sie sich zurückspielen lässt. Ein fehlerhaftes Backup bemerkst du sonst in dem Moment, in dem du es brauchst. Die Null in der 3-2-1-1-0-Regel steht für diese Prüfung: Backups regelmäßig darauf testen, ob die Wiederherstellung funktioniert.⁶ Bis dahin ist ein Backup vor allem eine Hoffnung mit Dateiendung.

Beim Restore-Test spielst du eine Sicherung zur Probe in eine Testumgebung ein, also in eine Kopie des Shops, die Kund:innen nicht sehen. Den laufenden Shop lässt du dabei in Ruhe. Auch Shopify nennt das Anlegen von Testumgebungen als einen Zweck von Sicherungen.⁴ Bei selbst gehosteten Shops richtet dir der Hoster oder die Agentur eine solche Testumgebung ein, oft Staging genannt.

Sicherung in die Testumgebung einspielen und dabei die Zeit stoppen
Stichproben prüfen: ein Artikel mit Varianten und Bildern, ein Kundenkonto, eine ältere Bestellung, eine Rechnung
Preise, Versandkosten und Steuersätze mit dem Live-Shop vergleichen
festhalten, was gefehlt hat, wie lange es gedauert hat und wer den Test gemacht hat

Wiederhole den Test einmal im Monat. Spätestens dann, wenn sich am Export oder an der Sicherung etwas ändert, ist er ohnehin fällig, etwa nach einem Update, einem Hoster- oder Systemwechsel oder mit einer neuen Backup-App. Prüf dabei auch ältere Stände, denn laut BSI lassen sich Daten, die nicht rechtzeitig in aktuelle Formate überführt wurden, später nur noch schwer einspielen.¹

Wer ist für die Datensicherung zuständig?

Der Shop gehört dem Unternehmen, und damit liegt die Verantwortung bei der Geschäftsführung. Sie muss die Sicherung nicht selbst einrichten. Sie ist aber dafür verantwortlich, dass die Datensicherung geregelt ist, so wie bei anderen Pflichten im Betrieb auch.

Die Umsetzung gibt sie in aller Regel ab, an die eigene IT, an die Person, die den Shop betreut, oder an einen Dienstleister. Das ist sinnvoll. Die Zuständigkeit sollte dabei ausdrücklich vergeben werden und nicht stillschweigend bei der Person landen, die zufällig die Zugangsdaten hat.

Wenn du die Geschäftsführung bist, ist der erste Schritt deshalb weder ein Export noch ein Anruf beim Hoster. Leg fest, wer sich kümmert, und beauftrage diese Person, die Fragen aus diesem Artikel zu klären, einschließlich Restore-Test. Lass dir das Ergebnis anschließend zeigen.

Checkliste: Datensicherung für deinen Onlineshop

Liste alle Stellen auf, an denen Shopdaten liegen: Shop, Warenwirtschaft, Excel-Listen, Marktplätze, Bildarchiv.
Kläre mit Hoster, Shop-Anbieter oder Backup-App die Fragen oben und lege die Antworten schriftlich ab.
Prüfe bei selbst gehosteten Shops, ob Datenbank und Dateien gemeinsam gesichert werden.
Lege mindestens eine eigene Kopie bei einem anderen Anbieter als deinem Hoster an.
Richte eine Offline-Kopie ein und bewahre sie räumlich getrennt auf.
Verschlüssele die Sicherungen und beschränke den Zugriff.
Lege fest, wie oft gesichert wird und wie lange ältere Stände aufbewahrt werden.
Sichere vor Massenimporten, Updates und Relaunches zusätzlich von Hand.
Mach einmal im Monat einen Restore-Test in einer Testumgebung und dokumentiere das Ergebnis, zusätzlich nach jeder Änderung an Export oder Sicherung.
Kläre mit deiner Steuerberatung, ob die Aufbewahrungspflichten abgedeckt sind.
Hinterlege die Zugangsdaten zu Hoster und Sicherung so, dass im Notfall mehr als eine Person darauf zugreifen kann.

Fazit

Wenn du die Frage aus der Überschrift nicht sofort beantworten kannst, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, das Thema zu klären. Datensicherung ist kein einmaliger Export. Sie ist ein Ablauf, der regelmäßig läuft, mehrere Stände aufbewahrt, eine Kopie außer Haus und eine offline hält und jeden Monat geprüft wird.

Die Verantwortung dafür, dass das geregelt ist, liegt bei der Geschäftsführung, die Umsetzung bei der Person, die sie damit beauftragt. Als nächsten Schritt legst du diese Woche fest, wer im Betrieb zuständig ist, und gibst dieser Person die Fragenliste für den Anbieter mit. Sobald die Antworten da sind, steht als Erstes ein Restore-Test an.

Wie ist die Datensicherung in deinem Shop geregelt, und hast du schon einmal eine Sicherung zur Probe zurückgespielt? Erzähl es mir gern auf LinkedIn.

Quellen

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), „Datensicherung – wie geht das?“, ohne Datum: bsi.bund.de, Datensicherung ↩ ↩ ↩ ↩ ↩ ↩
EY, National Office Tax, „Längere Aufbewahrungsfristen bei Banken, Versicherungen und Wertpapierinstituten“, 2025: ey.com, Aufbewahrungsfristen ↩
IWW Institut, „Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege“, 2024: iww.de, Aufbewahrungsfrist Buchungsbelege ↩
Shopify Help Center, „Backups and duplication“, ohne Datum, abgerufen 2026: help.shopify.com, Backups and duplication ↩ ↩ ↩ ↩ ↩
Rewind, Megan Smith, „How to back up your Shopify store“, 2019, aktualisiert 2024: rewind.com, Shopify-Backup ↩ ↩ ↩
ComputerWeekly.de, Brien Posey, „3-2-1-1-0-Backup-Strategie: Neue Anforderungen erfüllen“, aktualisiert 2025: computerweekly.com, 3-2-1-1-0-Regel ↩ ↩

Datensicherung im Onlineshop: Wann hast du zuletzt deine Stammdaten gesichert?